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The tools and knowledge for productivity. Les outils et connaissances pour la productivité.

Blogue

Gérez une journée bien occupée avec un plan de match Post-it®

Marc

Vous avez du temps et de l'énergie pour être productif aujourd'hui. Cependant, vous vous sentez stressé lorsque vous pensez à tout ce que vous devez faire ou lorsque vous consultez votre interminable liste de tâches ou votre application de tâches. Ce que vous devez faire lors d’un jour comme celui-ci est de gérer votre stress et de vous organiser. Vous avez besoin d'un plan de jeu court et simple que vous pourrez consulter tout au long de la journée pour rester maître de la situation sans vous laisser distraire ou décourager par votre liste de tâches ou votre application de gestion du temps.

J'aimerais partager avec vous un outil pour de telles situations: le plan de match notes autocollantes.

Articles nécessaires:
- Un instrument d’écrire (un stylo, un crayon ou un marqueur
- Un surligneur
- Un paquet de notes Post-it® (notes autocollantes)

Bien que ce n’est pas nécessaire, vous pouvez rendre votre système encore plus précis en utilisant de différentes couleurs de stylo ou marqueurs ou des collants de différentes tailles et couleurs. Vous pourriez, par exemple, utiliser des marqueurs ou notes de différentes couleurs pour assigner les tâches ou étapes parmi les membres de votre famille.

Vous voudrez choisir un mur ou une grande surface quelque part qui est visible dans votre maison. C’est là que vous placerez l’ensemble de vos notes autocollantes et que vous créerez votre plan de match pour la journée.

Pourquoi utiliser des notes autocollantes?

  • Elles vous permettent d’organiser et de réorganiser librement votre liste.

  • Vous pouvez transférer des tâches ou des étapes non terminées vers un autre jour ou une autre liste.

  • Vous pouvez les coller temporairement au mur ou sur une surface de votre maison, de manière à ce qu’elles soient extrêmement visibles lors de vos tâches.

  • Vous pouvez également être plus discret et les placer sur un papier ou une feuille de plastique.

  • Vous pouvez réutiliser des notes autocollantes en tant que notes de rappel ou de listes portables (par exemple, vous pourriez rédiger une petite liste d'épicerie et plus tard simplement l'apporter au magasin).

Alors, comment fonctionne cet outil? Il y a essentiellement 5 phases. Je vais expliquer chaque phase et utiliser un exemple pour montrer comment tout cela fonctionne.

Phase 1. Écrivez les 3 à 5 tâches les plus importantes que vous devez accomplir aujourd'hui
Pensez aux tâches qui ont des échéances à venir ou que vous avez jugées importantes. Écrivez chaque tâche sur sa propre note autocollante.

FR - Phase 1.jpg

Énumérons à titre d’exemple les tâches importantes d’un jour de week-end fictif dans ma vie:
- Payer les factures
- Nettoyer la maison
- Préparer le souper
(mon frère et son épouse viennent chez nous ce soir)
- Exercice

Utilisez votre surligneur pour faire ressortir ces tâches; il sera important de les différencier de leurs sous-tâches, que j'appelle des étapes.

 

Phase 2. Écrivez les étapes pour chaque tâche
Subdivisez chaque tâche en étapes. Idéalement, vous devriez viser pour 3 à 5 étapes pour chaque tâche, mais il y a beaucoup de flexibilité ici. Écrivez chaque étape sur sa propre note autocollante.

Payer les factures
- facture d'électricité
- frais de condo
- paiement carte de crédit

Nettoyer la maison
- laver la vaisselle et le comptoir de cuisine
- nettoyer le plancher
- nettoyer la salle de bain
- épousseter les 1er et 2e étages
- nettoyer les vitres

Préparez le souper (salade César avec des lanières de poulet et une tarte aux fraises et à la rhubarbe)
- aller à l'épicerie pour acheter quelques items qu’il nous manque (croûtons, poulet)
- couper le poulet en lanières
- cuire des lanières de poulet
- laver et couper les légumes pour la salade
- mélanger les ingrédients pour la vinaigrette
- assembler les ingrédients dans une salade
- faire la croûte à tarte
- couper les fraises et la rhubarbe
- cuire la tarte

Exercice
- me préparer à courir (vêtements, chaussures, lunettes de soleil, téléphone, casque, crème solaire, etc.)
- courir 10k
- prendre une douche et m'habiller

 

Phase 3. Ajouter / supprimer
Le but de cette étape est d’évaluer la faisabilité de votre plan pour la journée. Vous réaliserez peut-être qu'il n'est pas réaliste d'exécuter toutes les tâches et étapes que vous souhaitiez aujourd'hui, ou (cela est rare) que vous pouvez ajouter davantage de tâches ou d'étapes à votre journée.

Dans mon exemple, je me suis rendu compte que je n'aurais probablement pas le temps de compléter toutes les étapes que j’ai écrites pour la journée, alors je réfléchis à ce qui est vraiment important à accomplir pour moi aujourd’hui. Je me rends compte que je ne peux ni sauter ni retarder les paiements de factures et que je ne remettrai pas ma course, car j’ai pris un engagement important envers moi-même d’être en meilleure forme. Cependant, je note qu’il y a de la flexibilité au niveau de certaines étapes de cuisine et de nettoyage que je souhaite accomplir avant que la visite que nous recevons ce soir arrive chez nous. Je réalise que les fenêtres sont relativement propres et j’ai donc décidé de retirer cette étape de la liste pour aujourd’hui. Je réalise aussi qu’il n’est pas impératif de préparer la vinaigrette moi-même ou de préparer un dessert moi-même. Je décide donc de les acheter à la place, ce qui me fera gagner quand même pas mal de temps.

FR - Phase 3.jpg

Payer les factures
- facture d'électricité
- frais de condo
- paiement par carte de crédit

Nettoyer la maison
- laver la vaisselle et le comptoir de cuisine

- nettoyer le plancher
- nettoyer la salle de bain
- épousseter les 1er et 2e étages
- nettoyer les vitres

Préparez le souper
- aller à l'épicerie pour acheter quelques items qu’il nous manque (croûtons, poulet, + vinaigrette, + tarte aux fraises et à la rhubarbe)
- couper le poulet en lanières
- cuire des lanières de poulet
- laver et couper les légumes pour la salade
- mélanger les ingrédients pour la vinaigrette
- assembler les ingrédients dans une salade
- faire la croûte à tarte
- couper les fraises et la rhubarbe
- cuire la tarte

Exercice
- me préparer à courir
- courir 10k
- prendre une douche et m'habiller

 

Phase 4. Organiser en ordre séquentiel
À ce stade, notre objectif est de réorganiser chaque tâche et chaque étape dans un ordre logique et séquentiel pour la journée. Pensez aux échéances importantes et aux moments où les choses devraient logiquement être complétées pour une efficacité maximale.

Dans mon exemple, je me suis rendu compte que, comme certaines de mes factures doivent être payées rapidement et que je ne veux payer aucune pénalité ni aucun intérêt, je devrais garder le paiement de mes factures comme première tâche de ma journée. J'ai également réorganisé les factures dans l'ordre de leurs dates d’échéances. J'irai ensuite faire mon jogging, car je pourrais m'arrêter à l'épicerie tout près de chez nous sur le chemin du retour et marcher chez moi avec les articles dont j'ai besoin pour le souper (bonus: je peux utiliser comme liste d’épicerie la note autocollante sur laquelle figure l’étape d’aller à l’épicerie). Je me rends également compte que je devrais préparer le souper avant de nettoyer la maison. De cette façon, je n'aurai pas à nettoyer la cuisine deux fois et je pourrai également faire quelques travaux de nettoyage pendant que le poulet est au four. Enfin, j'ai également réorganisé les étapes de ma tâche de nettoyage de manière à ce qu'elles soient effectuées de haut en bas: il est logique de suivre la gravité et d'aller du plafond au sol pendant le nettoyage, afin de ne pas avoir à répéter les étapes et s’assurer d’optimiser l'apparence de propreté lorsque tout est terminé.

FR - Phase 4.jpg

Payer les factures
- paiement carte de crédit
- facture d'électricité
- frais de condo

Exercice
- me préparer à courir
- courir 10k
- prendre une douche et m'habiller

Préparez le souper
- aller à l'épicerie pour acheter quelques items qu’il nous manque (croûtons, poulet, + vinaigrette, + tarte aux fraises et à la rhubarbe)
- couper le poulet en lanières
- laver et couper les légumes pour la salade
- cuire des lanières de poulet
- cuire la tarte
- assembler les ingrédients dans une salade

Nettoyer la maison
- épousseter les 1er et 2e étages
- laver la vaisselle et le comptoir de cuisine

- nettoyer la salle de bain
- nettoyer le plancher

 

Phase 5. Ligne finale et départ
Il est maintenant temps d'exécuter chaque étape. Alignez vos notes autocollantes avec les étapes de gauche à droite et de haut en bas, comme si vous lisiez du texte. C’est l’ordre séquentiel dans lequel vous effectuerez chaque étape aujourd’hui. Toutes les étapes pouvant être effectuées en même temps ou au cours d’un même voyage peuvent être superposées. Les notes collantes pour les tâches sont écartées et gardées au haut de votre surface pour vous rappeler des grandes tâches de la journée. Au fur et à mesure que vous avancez dans la liste des étapes, effacez ou retirez les notes autocollantes. Les deux options vous laisseront satisfait.

N’ayez pas peur de faire des ajustements hors séquence. Dans mon exemple, une fois que j'ai commencé à préparer la composition finale de mes étapes, je me suis rendu compte qu'il était plus logique de cuire la tarte avant le poulet, car je pourrais commencer les deux en même temps et introduire le poulet dans le fourneau une fois que la tarte aurait déjà cuit pendant un bon temps.

FR - Phase 5.jpg

Une fois toutes vos étapes terminées, mettez à jour votre liste de tâches ou votre application de gestion du temps.